informations générales
Guadeloupe
Référence CSP: 2024-1584150
Sous la responsabilité d'un directeur d'unité de gestion et intégré(e) dans une équipe administrative, l'adjoint(e) en gestion administrative réalise les opérations de gestion courante au sein d'une résidence universitaire. Il-Elle exécute les actes administratifs relatifs à la gestion quotidienne de l'activité hébergement. Il-Elle travaille en étroite relation avec les autres personnels administratifs et techniques de l'unité de gestion.
MISSION SPECIFIQUE Hôtellerie
La résidence dispose d'un service hôtellerie. Dans ce cadre, le Bâtiments MUC sont mis à disposition aux différents publics éligibles.
· Accueil des partenaires ayant un lien avec l'activité d'hôtellerie (enseignants, tuteurs, organismes divers).
· Gestion des plannings.
MISSIONS PRINCIPALES :
Secrétariat et gestion administrative :
· Assure l'accueil physique et téléphonique des usagers : étudiants et partenaires extérieurs.
· Assure la fonction de régisseur suppléant
· Assure la gestion locative des logements : suit le planning de remplissage de la résidence, sous le contrôle du
responsable de l'unité de gestion, en lien avec le service du logement.
· Gère les réservations des logements étudiants, assure la remise et la restitution des clés.
· Veille au respect du règlement intérieur.
· Traite les états des lieux d'entrée et de sortie.
· Gestion hébergements temporaires, court séjour et hébergements de groupes.
Reçoit les dossiers sur EBay non dématérialisé et en contrôle les pièces avant admission
· Assure les contrôles demandés à l'arrivée et pendant le séjour des résidents (vérification de l'identité et de la qualité d'étudiant, respect de la durée du séjour, tarif appliqué, dossier complet.)
· Prépare les documents administratifs demandés par les résidents tout au long de l'année (attestation de résidence, quittances.).
· Prépare les documents demandés par les organismes partenaires (Visale, CAF.).
· Assure le suivi et le traitement des aides pour le logement en lien avec la CAF.
· Prépare et envoie les factures aux universités et aux différents organismes, suit leur recouvrement.
· Encaisse les redevances et autres prestations.
· Prépare les droits constatés sous le contrôle du responsable de l'unité de gestion.
· Prépare les documents de fin de mois de l'activité hébergement, l'ensemble des documents exigés par le
contrôleur de gestion et comptable.
· Assure les relances des débiteurs et prépare les dossiers contentieux.
· Etablit des devis en fonction des demandes, fait le suivi de la commande client jusqu'à validation.
· Liquidation et mandatement des factures d'un résident, dont elle a eu connaissance, (violence, sous location, refus de paiement.)
· Bon de commande et service fait sur Orion en l'absence de son DUG
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireSous la responsabilité d'un directeur d'unité de gestion et intégré(e) dans une équipe administrative, l'adjoint(e) en gestion administrative réalise les opérations de gestion courante au sein d'une résidence universitaire. Il-Elle exécute les actes administratifs relatifs à la gestion quotidienne de l'activité hébergement. Il-Elle travaille en étroite relation avec les autres personnels administratifs et techniques de l'unité de gestion.
MISSION SPECIFIQUE Hôtellerie
La résidence dispose d'un service hôtellerie. Dans ce cadre, le Bâtiments MUC sont mis à disposition aux différents publics éligibles.
· Accueil des partenaires ayant un lien avec l'activité d'hôtellerie (enseignants, tuteurs, organismes divers).
· Gestion des plannings.
MISSIONS PRINCIPALES :
Secrétariat et gestion administrative :
· Assure l'accueil physique et téléphonique des usagers : étudiants et partenaires extérieurs.
· Assure la fonction de régisseur suppléant
· Assure la gestion locative des logements : suit le planning de remplissage de la résidence, sous le contrôle du
responsable de l'unité de gestion, en lien avec le service du logement.
· Gère les réservations des logements étudiants, assure la remise et la restitution des clés.
· Veille au respect du règlement intérieur.
· Traite les états des lieux d'entrée et de sortie.
· Gestion hébergements temporaires, court séjour et hébergements de groupes.
Reçoit les dossiers sur EBay non dématérialisé et en contrôle les pièces avant admission
· Assure les contrôles demandés à l'arrivée et pendant le séjour des résidents (vérification de l'identité et de la qualité d'étudiant, respect de la durée du séjour, tarif appliqué, dossier complet.)
· Prépare les documents administratifs demandés par les résidents tout au long de l'année (attestation de résidence, quittances.).
· Prépare les documents demandés par les organismes partenaires (Visale, CAF.).
· Assure le suivi et le traitement des aides pour le logement en lien avec la CAF.
· Prépare et envoie les factures aux universités et aux différents organismes, suit leur recouvrement.
· Encaisse les redevances et autres prestations.
· Prépare les droits constatés sous le contrôle du responsable de l'unité de gestion.
· Prépare les documents de fin de mois de l'activité hébergement, l'ensemble des documents exigés par le
contrôleur de gestion et comptable.
· Assure les relances des débiteurs et prépare les dossiers contentieux.
· Etablit des devis en fonction des demandes, fait le suivi de la commande client jusqu'à validation.
· Liquidation et mandatement des factures d'un résident, dont elle a eu connaissance, (violence, sous location, refus de paiement.)
· Bon de commande et service fait sur Orion en l'absence de son DUG
